Shapebase

Datenschutzerklärung

Version 1.0, Stand 22.08.2026

1. Einleitung und Kontaktdaten des Verantwortlichen

1.1 Wir freuen uns, dass Sie unsere Website besuchen, und bedanken uns für Ihr Interesse. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website und unserer Anwendung. Personenbezogene Daten sind hierbei alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1.2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Shapebase GmbH, Wiener Str. 26, 10999 Berlin, Deutschland, E-Mail: kontakt@shapebase.de. Der für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Verantwortliche ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

1.3 Unsere beiden Rollen. Shapebase verarbeitet personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen.

Für die Daten der Besucher dieser Website sowie unserer Interessenten und Ansprechpartner sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Diese Verarbeitungen beschreibt die vorliegende Erklärung.

Für die Daten, die unsere Kunden in die Anwendung einstellen oder dort verarbeiten lassen, und für die Konten ihrer Nutzerinnen und Nutzer sind wir Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO. Verantwortlicher ist insoweit der jeweilige Kunde: Er entscheidet über Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung, und Betroffenenrechte sind ihm gegenüber geltend zu machen. Grundlage ist jeweils ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für diese Verarbeitungen gilt die vorliegende Datenschutzerklärung nicht.

2. Datenerfassung beim Besuch unserer Website

2.1 Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an den Seitenserver übermittelt (sog. „Server-Logfiles“). Wenn Sie unsere Website aufrufen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen:

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Empfänger dieser Daten ist unser Hosting-Anbieter (Ziffer 3); eine darüber hinausgehende Weitergabe findet nicht statt. Wir behalten uns allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen. Die Logfiles werden nach Maßgabe der Speicherfristen unseres Hosting-Anbieters vorgehalten und anschließend gelöscht; wir werten sie nicht dauerhaft aus.

2.2 Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten und anderer vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie können eine verschlüsselte Verbindung an der Zeichenfolge „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.

3. Hosting

Für das Hosting unserer Website und die Darstellung der Seiteninhalte nutzen wir das System des folgenden Anbieters: Netlify, Inc., 101 2nd Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA.

Sämtliche auf unserer Website erhobenen Daten werden auf den Servern des Anbieters verarbeitet. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten unserer Seitenbesucher sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.

Für Datenübermittlungen in die USA hat sich der Anbieter dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen, der auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission die Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus sicherstellt.

4. Kontaktaufnahme

4.1 Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) werden – ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens und nur im dafür erforderlichen Umfang – personenbezogene Daten verarbeitet. Über unser Kontaktformular erheben wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht als Pflichtangaben sowie Ihren Namen als freiwillige Angabe.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihre Kontaktierung auf einen Vertrag ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Daten werden gelöscht, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.2 Die über unsere Formulare abgesendeten Nachrichten werden von unserem Hosting-Anbieter Netlify, Inc. (Ziffer 3) entgegengenommen und dort gespeichert, bis wir sie abrufen und bearbeiten.

4.3 Für unsere E-Mail-Korrespondenz nutzen wir die Dienste des folgenden Anbieters: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Ihre Nachricht und Ihre Antwortadresse werden dort gespeichert, solange wir sie zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigen. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer geordneten und nachvollziehbaren Geschäftskommunikation. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

5. Anmeldung zu Produktinformationen

Auf unserer Website können Sie sich dafür eintragen, über den Start von Shapebase informiert zu werden und eine Produktvorführung angeboten zu bekommen. Pflichtangabe hierfür ist allein Ihre E-Mail-Adresse; die Angabe Ihres Namens und Ihres Unternehmens ist freiwillig und dient dazu, Sie persönlich ansprechen zu können. Zusätzlich speichern wir den Zeitpunkt Ihrer Anmeldung.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch Anhaken des entsprechenden Kästchens und Absenden des Formulars erteilen. Wir verwenden Ihre Angaben ausschließlich zu dem genannten Zweck. Die Nachrichten versenden wir einzeln aus unserem E-Mail-Postfach (Ziffer 4.3); ein automatisierter Newsletter-Versand findet nicht statt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa durch eine formlose Nachricht an kontakt@shapebase.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Nach dem Widerruf löschen wir Ihre E-Mail-Adresse unverzüglich aus dem Verteiler.

6. Webanalyse

Diese Website nutzt einen Webanalysedienst des folgenden Anbieters: Umami Software, Inc., 28 Geary St, Suite 650 #243, San Francisco, CA, USA.

Zum Schutz der Seitenbesucher verwendet Umami eine sog. „Distinct ID“, um verschiedene Analysen der Seitennutzung innerhalb eines begrenzten, periodisch wechselnden Zeitfensters zu ermöglichen. Die „Distinct ID“ ist ein zufällig gesetzter, zeitlich begrenzter Hash einer begrenzten Menge von Einstellungen und Attributen des Besuchers, die auf der Grundlage seines Betriebssystems, seines Browsers, seiner Browser-Plugins, seiner IP-Adresse und seiner Browsersprache berechnet wird. Die „Distinct ID“ wird somit ausschließlich auf Basis von Informationen erstellt, mit denen der Besucher nicht persönlich identifiziert werden kann. Cookies werden hierfür nicht gesetzt.

Sofern die so verarbeiteten Informationen ausnahmsweise personenbezogene Nutzerdaten umfassen sollten, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der statistischen Analyse des Nutzerverhaltens zu Optimierungs- und Marketingzwecken. Sie können der Datenerhebung und -speicherung Ihrer Besucherdaten für die Zukunft in diesem Fall dauerhaft durch Mitteilung an uns widersprechen.

Wir hosten den Dienst nicht selbst; die über ihn erhobenen Informationen werden daher an den Anbieter übertragen. Die Analysedaten werden in der Europäischen Union verarbeitet, da unser Konto die EU-Region des Anbieters nutzt. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten unserer Seitenbesucher sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt. Für die Übermittlung von Daten in die USA beruft sich der Anbieter auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, welche die Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus sicherstellen sollen.

7. Tools und Sonstiges

7.1 BuchhaltungsButler. Für die Erledigung der Buchhaltung nutzen wir den Service der cloudbasierten Buchhaltungssoftware des folgenden Anbieters: BuchhaltungsButler GmbH, c/o Factory Berlin, Rheinsberger Str. 76/77, 10115 Berlin, Deutschland. Der Anbieter verarbeitet Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie ggf. auch die Bankbewegungen unseres Unternehmens, um Rechnungen automatisch zu erfassen, zu den Transaktionen zu matchen und hieraus in einem teilautomatisierten Prozess die Finanzbuchhaltung zu erstellen. Sofern hierbei auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Organisation und Dokumentation unserer Geschäftsvorgänge gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.2 Yousign. Für die digitale Signierung von Dokumenten nutzen wir die Dienste des folgenden Anbieters: Youtrust SAS (Marke „Yousign“), 14000 Caen, Frankreich. Der Dienst ermöglicht die rechtsgültige Unterzeichnung von Dokumenten per elektronischer Signatur. Hierfür erhebt, speichert und übermittelt der Dienst neben der elektronischen Signatur zur Verifizierung und zum Nachweis der Unterzeichnung auch Nutzungsdaten des verwendeten Endgeräts (insbesondere die IP-Adresse) sowie gewisse Transaktionsdaten. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und kundenfreundlichen Vertragsabwicklung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

7.3 Pipedrive. Zur Verwaltung unserer Geschäftskontakte und zur Dokumentation des Vertriebsprozesses nutzen wir die Dienste des folgenden Anbieters: Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland. Verarbeitet werden Name, Unternehmen, geschäftliche Kontaktdaten und der Verlauf unserer Korrespondenz mit Ihnen. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer geordneten Kundenverwaltung; zielt der Kontakt auf einen Vertrag ab, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters ist auch die Pipedrive, Inc. in den Vereinigten Staaten Empfängerin der Daten; die Übermittlung ist durch Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert, von denen Sie auf Anfrage unter kontakt@shapebase.de eine Kopie erhalten.

8. Nutzerkonten in der Shapebase-Anwendung

Diese Ziffer gilt für die Konten, mit denen Nutzerinnen und Nutzer unserer Kunden sich in der Shapebase-Anwendung anmelden. Diese Kontodaten verarbeiten wir im Auftrag unseres Kunden; Verantwortlicher ist er (Ziffer 1.3). Verantwortlicher sind wir allein für die Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, die wir zum Schutz unseres eigenen Betriebs vornehmen.

8.1 Verarbeitete Daten und Zwecke. Wir verarbeiten Name und E-Mail-Adresse, einen kryptografischen Hash des Passworts, die Zugehörigkeit zu einem Team und die dort vergebene Rolle, ein optionales Profilbild sowie Anmelde- und Sitzungsdaten einschließlich der IP-Adresse und der Zeitpunkte von Zugriffen. Zwecke sind die Einrichtung und Verwaltung der Konten, die Authentifizierung, die Erbringung des Supports sowie die Sicherheit des Betriebs, insbesondere die Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Die Verarbeitung der Kontodaten erfolgt auf Weisung und auf der Rechtsgrundlage unseres Kunden als Verantwortlichen. Für die Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse zum Schutz unseres eigenen Betriebs ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8.2 Empfänger. An der Erbringung der Anwendung sind Auftragsverarbeiter aus den folgenden Kategorien beteiligt: Betrieb der Anwendung und der Datenbank einschließlich der Sicherungskopien, Objektspeicher für hochgeladene Dateien, Versand transaktionaler E-Mails sowie Fehlerüberwachung. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in Deutschland und Frankreich statt. Mit allen eingesetzten Anbietern bestehen Verträge über die Auftragsverarbeitung.

Zwei der eingesetzten Anbieter sind Gesellschaften US-amerikanischen Rechts. Bei ihnen können im Rahmen des Betriebs und des Supports Zugriffe aus den Vereinigten Staaten erfolgen; bei einem von ihnen verbleiben zudem die dort geführten Konto-, Organisations- und Projektmetadaten, die Zugangs- und Schlüsseldaten der Anbindung sowie die Supportkommunikation in den Vereinigten Staaten. Für diese Übermittlungen in die Vereinigten Staaten stützen sich beide Anbieter auf eine Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzrahmen und/oder auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 DSGVO.

Die namentliche Aufstellung der eingesetzten Unterauftragnehmer ist Bestandteil des mit unserem Kunden geschlossenen Vertrages über die Auftragsverarbeitung. Sie wird Ihnen auf Anfrage unter kontakt@shapebase.de zur Verfügung gestellt.

8.3 Cookies in der Anwendung. Die Anwendung setzt ausschließlich Cookies, die für ihren Betrieb unbedingt erforderlich sind: ein Sitzungs-Cookie, das Sie nach der Anmeldung angemeldet hält, ein Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery, ein Cookie zur Speicherung der Spracheinstellung der Oberfläche und ein kurzlebiges Cookie zur Anzeige von Statusmeldungen. Diese Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, weil sie unbedingt erforderlich sind, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Eine Einwilligung über einen Cookie-Banner wird deshalb nicht eingeholt. Analyse- oder Tracking-Dienste setzen wir in der Anwendung nicht ein.

8.4 Speicherdauer. Kontodaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses mit dem Kunden gespeichert und nach dessen Beendigung nach Maßgabe des mit dem Kunden geschlossenen Vertrages gelöscht. Sicherheitsprotokolle werden nur kurzfristig vorgehalten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus Handels- und Steuerrecht, bleiben unberührt.

9. Rechte des Betroffenen

9.1 Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die nachstehenden Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@shapebase.de.

9.2 WIDERSPRUCHSRECHT

WENN WIR IM RAHMEN EINER INTERESSENABWÄGUNG IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFGRUND UNSERES ÜBERWIEGENDEN BERECHTIGTEN INTERESSES VERARBEITEN, HABEN SIE DAS JEDERZEITIGE RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIESE VERARBEITUNG WIDERSPRUCH MIT WIRKUNG FÜR DIE ZUKUNFT EINZULEGEN.

MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN. EINE WEITERVERARBEITUNG BLEIBT ABER VORBEHALTEN, WENN WIR ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN KÖNNEN, DIE IHRE INTERESSEN, GRUNDRECHTE UND GRUNDFREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER WENN DIE VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENT.

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VON UNS VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN. SIE KÖNNEN DEN WIDERSPRUCH WIE OBEN BESCHRIEBEN AUSÜBEN.

MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN ZU DIREKTWERBEZWECKEN.

10. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – zusätzlich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden die betroffenen Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten, die im Rahmen rechtsgeschäftlicher bzw. rechtsgeschäftsähnlicher Verpflichtungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet werden, werden diese Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausüben, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO ausüben.

Sofern sich aus den sonstigen Informationen dieser Erklärung über spezifische Verarbeitungssituationen nichts anderes ergibt, werden gespeicherte personenbezogene Daten im Übrigen dann gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.